top of page

"Home Office Hacks: Hatékony munkavégzés tippek az otthonod kényelmében" (2023)

Tudtad, hogy a számítógépek, az internet megjelenésével már bemutatták a home office lehetőségét (már a 80-as 90-es években)? Képzeld el mennyire szélsőséges volt akkor erre gondolni, ha még most is bizonyos szektorokban a vezetők teljesen ellenállnak a lehetőségeknek.


Amikor először találkoztam a "home office" lehetőségével, mindössze 23 éves voltam. Az otthonról végzett munka első néhány hónapjában megpróbáltam követni a "legjobb gyakorlatokat", amelyeket az interneten találtam. Látni akartam, hogyan csinálják a "szakértők" - ha van ilyen ebben a kontextusban - és mások miként közelítik meg a kihívásokat az otthoni munkavégzésben.

Találtam néhány érdekes cikket, pl. hozzon létre egy külön helyiséget, öltözz fel, ütemezd be a napod, némítsd le a telefonod stb., de aztán rájöttem, hogy ezek nekem nem működnek, és végül saját magam kezdtem el összeállítani a legjobb gyakorlatokat, ami hatékonyan működött (míg meg nem született a kislányom).


(Bizony! Ha van egy rutinod "egyedül" az nem lesz ugyan az, mint amikor egy tündéri lélek rohangál körülötted és olykor az öledben ülve dolgozol vele, odarohansz hozzá, hogy egy puszit adj az arcára és megöleld, vagy miközben helyetted ír néhány sort vagy épp az egereddel viaskodik és még sorolhatnám. Miért is írtam le?

Ahogy változnak a szokásaink és a körülöttünk élők szokásai, úgy változol te is.

Ha gyermeked születik, akkor jobban meg kell tudnod választani azt az időszakot, amikor nyugodtan tudsz a mély fókuszt igénylő feladatokkal dolgozni.)


Íme tehát, néhány tipp, ami nekem bevált az elmúlt években és azt is leírom miért.

Próbáld ki Te is Őket, és írd meg Neked hogy váltak be!



A telefonunkat és laptopunkat használjuk a munkához, mindannyian mindenhol internetet használunk a kommunikációhoz, még akkor is, ha a kollégák mellett ülünk a szomszéd szobában. Mindannyian tudjuk, nem tesz jót a társas kapcsolatoknak, de ha visszagondolunk arra, hogy az elmúlt 3 évben:

  • hogyan tartottuk a kapcsolatot az emberekkel

  • hogyan dolgoztunk és "üzleteltünk"

akkor sok hasonló "tapasztalatot", szokást fogunk látni, hogy legyőzzük ezt az új helyzetet, hogy kitaláljuk, a jó megoldást és felállítsuk az új hétköznapi rutinokat.


Ha az ember magáért és magának dolgozik, akkor teljesen más faktorokat fog figyelembe venni, mintha egy kis szervezetben családias környezetben vagy egy nagy multinál dolgozna.


 

MUNKA-MAGÁNÉLET EGYENSÚLY MÍTOSZOK

 

Az egyik első nagy gondolatom az volt, hogy kezdőként külön akarom tartani a munkát és a magánéletet. Végül hamar rájöttem, hogy a munka a magánélet egy részhalmaza, és nem kell elszigetelt dolognak lennie, és nem is működik (legalábbis nekem). Így az elmúlt több, mint egy évtizedben a munkám integrálódott az életembe.


 
Mítosz 1: Az irodai tér fontos!
 

Az elmúlt években a leghatékonyabb megoldás a külön munkatér kialakítása volt számomra. Ennek oka, hogy megváltozott a munkavégzésem. Többnyire személyesen a partnereimnél dolgozom közös projekteken vagy otthon, esetleg Co-Working irodában a csapatunkkal, online vagy személyesen. Ez az új lehetőség sokat adott számomra, hiszen egy jó környezetben, jól felszerelt helyen, személy szerint sokkal hatékonyabban tudok dolgozni.


Természetesen, ahogy teltek az évek, változtak a feladataim, építettem a saját "munka szokásaimat" úgy az igényeim és a körülményeim is változtak. Továbbra is imádok a szabadban dolgozni, például most is a Millenáris parkban ülök egy kis asztalnál.


Mit ad a home office?

  • lehetővé teszi a munkaidő jobb beosztását,

  • a családdal és személyes teendőkkel való jobb összeegyeztethetőséget

  • sokkal gyorsabban és hatékonyabban tudok helytállni a magán és céges életemben

  • felhő alapon dolgozva bárhol elérhető számomra minden fontos információ

  • megválaszthatom a helyszínt, így lehetőségem van rá, hogy változatos környezetben dolgozhassak

  • rugalmasabb a munkavégzés így jobban lehet alkalmazkodni, ha délután ér csak rá valaki

Naponta ez nekem közel 1,5 órát adott vissza aktívan, amit most vagy magamra, gyermekemre vagy egy-egy extra projektre szánok.


Home Office 2023

Amikor 2020-ban megosztottam bejegyzésemet a LinkedIn-en, akkor még nem volt gyermekem, de néhány barátom már akkor megkérdezte tőlem, hogyan tudok dolgozni ennyi zavaró tényező mellett??

Sokan mondták, hogy nem tudnak koncentrálni, mert a gyerekeik előttük játszanak, vagy a feleségük/férjük kérdezősködik, és időnként a figyelmüket kérik.




Azért legyünk őszinték! A legtöbbünknek az irodai életében vannak zavaró tényezők, legyen szó kávészünetről, zajongásról, dohányzó szünetek sokaságáról (ami nagy divat), vagy kollégákról, akik beugranak egy "kis" csevegésre melletted. Néhány kolléga telefonál a közvetlen közeledben, vagy a szokásos társadalmi interakciók. Elképzelheted, mennyire szeretem a nyitott irodát. Ez a legnagyobb hatékonyságromboló hely, ahol mindezek az apró dolgok összeadódnak. Nyilván személyiségtípus függő is, nekem ez rombolja a hatékonyságom, annak ellenére, hogy szeretek társaságban lenni és gondolatot cserélni, de akkor, amikor ez a munkám hatékonyságának a rovására nem megy. Emiatt is hiszek abban, hogy manapság az irodai élet inkább a kapcsolatépítésről, az információk hatékony megosztásáról, a személyes interakciókról szól, mint sem egy egész napos egyhelyben ülő munkavégzésről.


Abban a pillanatban, amikor összevontam a munkámat és az életemet, ez már nem zavaró tényező, hanem egy olyan szívesen látott szünet, amely sokkal nagyobb lökést ad, mint bármelyik csésze kávé valaha is tudna. Ha munkám megkívánja, hogy mélyen koncentráljak, akkor olyan helyre megyek, ahol nem zavarnak, ha pedig csapatban dolgozunk egy projekten, akkor már azt is kifejlesztettük, hogy nem csak személyesen, hanem egy GoogleMeet szobában lenémítva (akár kamerát bekapcsolva) dolgozunk hang nélkül és ha kérdésünk van, feltesszük egymásnak. Sőt kis szünetet tartva váltunk néhány szót egymással. Így fenn tudjuk tartani a munka élvezetét és szükség esetén azonos projekten dolgozva azonnali támogatást tudunk biztosítani egymásnak.


Utóbbi példa nagyon hasznos és építő jelleggel használható nemzetközi csapatok számára is, ahol viszonylag kevés lehetőségük van a résztvevőknek egymással találkozni, de munkájuk fontos részét képezi a közös kapcsolódás.


Az otthoni – valamint az irodai munkavégzés is egyaránt hosszú távon hatással lehet az egészségünkre. Munka előtt vagy után egy jó séta a kislányommal nem csak engem tölt fel, de a feleségem számára is feltöltődés, ami így nem csak mozgásként, de közös aktív program és támogatás is egyben. Szeretem az olyan tevékenységeket, ahol két legyet ütünk egy csapásra :) .



 
Mítosz 2: Öltözz úgy, mint egy megbeszélésre!
 

Nem számít, hogy pizsamában vagy a legjobb öltönyömben vagyok! Az számít, hogy megoldom a problémákat, vagy új ötleteket tudok kitalálni. A kényelem növeli az életminőségemet anélkül, hogy bármit is elvennék a munkám minőségéből! Ez a legfontosabb ahhoz, hogy harmóniában és egyensúlyban legyek.


Ha videohívásom van, természetesen a hívásnak megfelelően öltözöm.




 
Mítosz 3: Hatékonyabb a virtuális találkozó
 

Bár az online megbeszélések kényelmesek és időt takarítanak meg, a személyes találkozók fontosságát nem lehet alábecsülni. Az emberi kapcsolatok erősítése és az együttműködés elősegítése érdekében időről-időre személyesen is találkozni kell. Például a legtöbb megkérdezett partnerem, arról számolt be, hogy ha az első találkozója online térben történik, akkor kisebb eséllyel születik meg az a kapcsolat, mintha személyes térben mutatkoznának be egymásnak.


Persze engem is lendítettek már ki a komfortzónámból, amikor egy videó meeting úgy kezdődött, hogy megkérdezte a másik fél: "ugye nem gond, ha éppen egy szobabiciklin tekerek közben?"

Gondolhatod milyen meglepődés fogadott. Nyilván udvariasan mondtam, persze nyugodtan, miért is ne hozhatnánk be a szabad mozgás érzését, ha lehetőségünk van rá, ha így kényelmesebb. Aztán rá kellett jönnöm a megbeszélés közben, hogy kezd jojózni a szemem a mozgástól és az extra hangoktól. Ha mondjuk egy személyi edzővel lett volna megbeszélésem, akkor más lett volna biztos a kontrasztja, de akkor sem ajánlom. Szerintem ez komolytalanná teszi a megbeszélést és a másik fél számára is kellemetlen minden jószándékunk ellenére is. Tehát, ha legközelebb ilyennel találkozom, inkább udvariasan jelzem, hogy szívesen keresek új időpontot vagy mihamarabb lezárom a beszélgetést, mert több ilyen szuper alkalmat nem szeretnék megélni.




 

TIPPEK A

JÓL SIKERÜLT ONLINE MEETINGEKHEZ

 

- Öltözz jól.

Mit vársz el a másik féltől?

Pontosan úgy öltözz fel ahogy Te is elvárod a másik féltől. Ne csak a személyes találkozón figyeljünk oda, az online térben történő találkozónak is ugyan olyan értéke van, még ha a személyes varázsunkat nehezebb is átvinni. Az első benyomás számít, és hosszú távon megmarad. Így az első meeting a személyes és vállalati márkád prezentálása.


- Állítsd be jól a kamerát.

Én kifutok a világból, amikor valaki fejbúbját nézem vagy épp kamera nélkül a falnak beszélek.


- Teszteld a hangminőséget.

Egy rosszabb képminőséggel még le lehet folytatni egy beszélgetést, de rossz hangminőséggel nagyon zavaró. Egy beszélgetésem során folyamatos sistergést hallottam, ami az egész tárgyalás minőségét erősen torzította és nem sikerült megoldani. Nem csak az időnk ment el a próbálkozással, de a beszélgetés minősége is teljesen másképp alakul, hiszen nem tudunk osztatlan figyelemmel a másik felé koncentrálni. Erre kiemelt figyelmet szoktam fordítani, hogy a beszélgetés előtt letesztelem minden rendben van-e, nem visszhangzik-e és a képi megjelenés is olyan, amilyet szeretnék.


- Empátiával a képernyőn át is.

Covid idején egy magas beosztású, beszerzési pozícióban dolgozó külföldi kapcsolatommal volt megbeszélésem és olyan nyomás volt rajta a munkája és a családi élete miatt, hogy a beszélgetésünket arra kellett túlnyomó részt szentelnünk, hogy lelkileg támogassam. El tudod képzelni, hogy milyen lehet több ország beszerzéséért felelni a pandémia közepén, amikor raklap számra kell beszerezned olyan termékeket, ami a változások miatt, ha nem érkezik meg időben, akkor leáll a gyár és eszméletlen költségeket jelent másodpercenként a késés? Eközben gyermeked a háttérben szeretne veled játszani és minden percben megkérdezi, hogy most tudsz-e rá kicsit figyelni? "Ki kell mennem a mosdóba, segíts nekem?" Még leírva is újra éltem a beszélgetést és azóta is, ha kapcsolatba kerülünk, hálás azért a nyitottságért, befogadásért és támogatásért, amit akkor kapott. Nem csak egy életre szóló segítség volt abban a nehéz időben, hanem partnerként, társként számíthatott valakire, akire a legkevésbé gondolta volna. Tanulság, hogy bárkivel is beszélsz, bármikor, mindig legyél nyitott, rugalmas és befogadó, de legfőképp ne kérj többet, mint amit te nyújtasz a másik számára.



 

GYAKORLATI TRÜKKÖK

A STRESSZ KEZELÉSÉRE

 

- Nagy levegő.

Elsősorban relaxációs gyakorlatot alkalmazok, folyamatos szüneteket tartok a munkavégzés közben 3-5 percet rászánva (fél óránként), de ha mélyebb "fókusz" munkában vagyok, akkor 1-2 óránként 1-2x 10-15 percet mindenképp.


A légzéstechnikára nem szoktunk figyelmet szentelni, ami egy fókuszált munkában nem csak az agyi működésünket tudja nagy mértékben javítani, de pihenő időben is elősegíti a koncentráció javulását és pihentet. Reggelente - bár attól is függ, hogy mennyire korán kezdem a napot - igyekszem meditációval és egy reggeli ráhangolódással kezdeni, ami a légzésem, az energiám és a fókuszom vezeti. Ez segít jobban meghatározni a napi vagy heti munkavégzésem célját is és a havi, negyedéves, féléves vagy éves célok folyamatos szem előtt tartásával jobban tisztában vagyok, hogy merre tartok.


Ezek személyre szabhatóak és nagyon jól kiegészítik a napokat.

Mindenki számára nagy szívvel ajánlom, mert azóta sokkal jobb a munkavégzésem és a testi lelki állapotom is mélyebb összhangban van.


- "Time-boxing"

Egy konkrét és részletes menetrend... igen, az segíthetne!? Szakmai utam során megtapasztaltam, hogy nem működik, ha otthon vagy akár az irodában vagy, ha nem tudod becsukni az ajtódat és azt mondani, hogy ne zavarj, kérlek - egész nap. - Minden nap kaphatsz egy fontos hívást vagy valamit, amit meg kell oldanod ASAP.

A munkára már nem úgy gondolok, mint 8:00-4:30 vagy 9:00-5:00.


A feladataimat időblokkolással - , más néven time boxinggal - végzem. Ez segít jól megtervezni a prioritásaim szerint a feladataimat és előre tervezni. Minden vasárnap előre megtervezem a következő hétre a teendőimet (rugalmasan) és hagyok időt a "vészhelyzetre" is. Itt két irányba szoktam elmenni.


  1. csak annyit dolgozok egy feladattal, amit akkor beterveztem és ha nem végeztem vele, akkor később folytatom és megyek a következő feladatra.

  2. Úgy tervezem a feladatot, hogy ha előre látom kevés lesz az időm, akkor oda tervezek olyan üres extra időt, amit választott munkára fel tudok használni rugalmasan.



Van, hogy késő éjszakába nyúlóan dolgozom, de van olyan is, hogy egy hosszú nap után reggel tovább alszom, vagy friss levegőre van szükségem, hogy átgondoljak egy feladatot, és elmegyek sétálni. Az időzítés már kevésbé fontos számomra.


A fontosság a tényleges teendőimre helyeződött át, és az elvégzett munka mérése a percekről átkerült a feladatokra. Voltak olyan időszakok, amikor önként késő éjjel is dolgoztam egy projekten, hogy tartsam a határidőt a partnerem számára és elvégezzem a feladatokat. Ezt csak magamért tettem, nem azért, mert rákényszerítettek, hanem mert én így dolgozom.


 

Ezt vidd magaddal a cikkből

 

  • Legyél rugalmas a munkavégzés helyét illetően. Legyen szó egy co-working irodáról, a szabadtéri munkavégzésről, esetleg egy kávézóból vagy a saját íróasztalom mellől.

  • Szentelj mindig időt a pihenésre a napi munkavégzés közben, figyelj oda a légzésedre, a testtartásodra, meditálj, és a testmozgást se felejtsd el a napi rutinból.

  • Ha otthonról dolgozol, dolgozz kényelmesen, nem az számít miben vagy, hanem az, ahogy érzed magad munkád közben. Kiegyensúlyozottság!

  • Online megbeszélés? Készülj fel, teszteld le az eszközeid és úgy érkezz, ahogy te is elvárod másoktól. Legfőképp időben és a hangminőség legyen jó! Kapcsold be egyből a kamerád, ezzel is oldva a beszélgetés kezdeti hangulatát.

  • Ha lehetőséged van rá, akkor ne korlátozd magd a 8-tól 4-ig vagy 9-től 5-ig tartó munkavégzésre. Kezdj előbb, amikor még mások alszanak és végezz előbb, amikor a többiek még javában dolgoznak, így egy lépéssel mindig mások előtt járhatsz.

  • Ha egy komolyabb projekt áll előtted, olykor 1-1 éjszakát rááldozva később rengeteg fejfájástól tudod megóvni magad, hogy a határidőket betartsd.

  • Ne egy végtelenbe tartó ToDo lista köré szervezd a napod, hanem priorizálj és alakíts ki időblokkokat adott feladatok megoldására.

  • Naponta válaszd ki a munkád prioritása szerint a feladatokat fontosság és sürgősség szerint. Ne akarj egyszerre mindent megoldani. Nap végén érezd úgy, hogy hatékonyan és eredményesen dolgoztál, ne úgy, mintha ma se csináltál volna semmit.

  • Továbbra is fontosak a kapcsolatok, ne felejtsd el, minden az emberi kapcsolataink és az egymáshoz való hozzáállásunkra épül. Engedj időt magadnak a kikapcsolódásra és a közös időtöltésre is.

 

Mélyebben is érdekel a hatékony munkavégzés, hogy segítségével gyorsabban haladj és nagyobb sikerélményed legyen?

Ha úgy érzed komplexebb iránymutatásra, vagy gyakorlati példán keresztül való szemléltetésre van szükséged?


Lépjünk kapcsolatba és dolgozzuk ki közösen a te megoldásodat!

 

Sok sikert!


Ha hasznos volt számodra vagy esetleg hiányoltál belőle valamit, akkor kommentelj ide, nagyon szeretném hallani, hogy mit gondolsz!


Ha ismersz valakit, aki számára hasznos lenne, segíts neki és küldd tovább ezt a cikket.





Comments


bottom of page